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Software Asset Management SAM

von Zoschke Data GmbH

Wir bieten kompetente Beratung zu allen Themen rund um Lizenzmanagement, Lizenzbeschaffung und Software Asset Management.

Bringen Sie Struktur und Rechtssicherheit in Ihre „Lizenzsammlung“

Der Blick in den Kühlschrank vor dem Einkauf im Lebensmittelladen ist eine Selbstverständlichkeit: Man möchte schließlich keine Familienpackung Freilandeier kaufen, wenn sich aus dem Eierfach bereits der Jahresbedarf einer Horde hungriger Eierbären decken ließe.

Was beim Ei(n)kauf so selbstverständlich erscheint, hat sich in vielen Unternehmen bei der Beschaffung von Software-Lizenzen längst noch nicht durchgesetzt. Dabei ist es für Unternehmen enorm wichtig, sich immer über die Lizenzsituation bewusst zu sein. Eine gute Lizenzübersicht kann Kosten sparen, wenn eine Investition durch ungenutzte Lizenzen aus anderen Abteilungen komplett vermieden werden kann. Kostspielige Wartungsverträge können womöglich gekündigt werden, weil die dazugehörige Software vielleicht gar nicht mehr eingesetzt wird. Vorhandene Uralt-Lizenzen können als Upgrade-Grundlage bei einer Neuanschaffung herhalten und so bares Geld sparen. Nach Schätzungen führender Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsunternehmen lassen sich die Kosten für Software mit einem funktionierenden Lizenzmanagement um 15-30% senken. Lizenzen sind ein wichtiges Wirtschaftsgut und zählen zum Anlagevermögen eines Unternehmens. Man spricht daher häufig von Software Asset Management (SAM), wenn es darum geht, den kompletten Zyklus von der Software-Beschaffung über Nutzung, Verwaltung bis hin zur Ausmusterung zu beschreiben. SAM

Abgesehen von den beschriebenen Einsparungen kann ein aktives Lizenzmanagement ein Unternehmen und die persönlich haftende Geschäftsführung vor potentiellen Risiken bewahren, die durch eine falsche Lizenzierung entstehen können. Nicht selten ist die Folge einer Prüfung durch den Software-Hersteller eine Nachlizenzierung im mittleren 6-stelligen Bereich. Dieses Risiko findet inzwischen bereits Anwendung bei der Bewertung von Unternehmen auf Basis von Basel II und ähnlichen Regularien, so dass Unternehmen, die ihre Lizenzen professionell verwalten, teilweise besser bewertet werden. Insbesondere wenn ein Software-Hersteller, wie z. B. Microsoft eine Überprüfung ankündigt oder eine Lizenzplausibilisierung anfordert, wird häufig unsere Unterstützung gebraucht. Ähnlich wie ein Steuerberater bei einer Betriebsprüfung unterstützen wir Sie im Falle einer Überprüfung durch die Software-Hersteller. Genau wie bei der Buchführung lassen sich bei der Lizenzierung verhängnisvolle und unnötige Fehler machen. Diese Fehler lassen sich mit dem notwendigen Lizenz-Know-How bereits bei der Lizenzierung vermeiden oder im Rahmen einer Prüfung ausbessern. Viele Unternehmen beauftragen uns mit der Erstellung von jährlichen Lizenzbilanzen oder lassen sich von uns zum Thema Lizenzmanagement beraten. Als zertifizierte Software Asset Management Partner analysieren und optimieren wir regelmäßig diskret die Lizenzsituation zahlreicher Unternehmen, und entwickeln gemeinsam ein Software Asset Management System. Ergebnis eines solchen Projektes ist neben dem guten Gefühl, legal lizenziert zu sein, auch eine Urkunde mit dem entsprechenden Prüfungsergebnis, mit der Sie z. B. Microsoft gegenüber Ihre korrekte Lizenzierung hinreichend belegen können. Gerade vor größeren Investitionen in Lizenzen sowie vor und nach Umstrukturierungen im Unternehmen können mit SAM Fehlinvestitionen vermieden und bares Geld gespart werden.

Wenn Sie Interesse an einem unverbindlichen Gespräch über Ihre Lizenzsituation und das Thema SAM haben, nehmen Sie doch unverbindlich Kontakt zu uns auf, indem Sie uns eine E-Mail senden oder einfach anrufen (+49 4342 903090).

Was ist SAM?

SAM bezeichnet alle Geschäftsprozesse, die nötig sind, um den Softwarebestand eines Unternehmens in allen Lebenszyklusphasen zu verwalten, zu kontrollieren und zu schützen. Der kompletten Software-Life-Cycle gliedert sich in der Regel in vier Phasen:

 

 

Lizenzierte Software stellt, genau wie teure Hardware, ein wichtiges und wertvolles Wirtschaftsgut des Betriebsvermögens dar, dessen genauer Wert „per Knopfdruck“, schnell und jederzeit abrufbar sein sollte.

Die Einführung von SAM-Prozessen und Technologien unterstützt Sie in diesem Vorhaben.

Wenn Sie Interesse an einem unverbindlichen Gespräch über Ihre Lizenzsituation und das Thema SAM haben, nehmen Sie doch unverbindlich Kontakt zu uns auf, indem Sie uns eine E-Mail senden oder einfach anrufen (+49 4342 903090).

 

 Risiken ohne SAM

Allgemein

  • Unsicherheitsfaktor bei Fusion oder Unternehmensverkauf
  • Verstoß gegen Gesetzte, wie KonTraG (Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich), GmbHG, SOX, J-SOX
  • Rating im Rahmen von Basel II
  • Imageverlust

Software installiert und lizenziert aber NICHT benötigt:

  • Unnötige Anschaffungskosten, verschwendetes Geld
  • IT-Sicherheitsrisiken, zusätzliche Kosten durch Patchmanagement
  • Unnötige Systeminstabilität durch zu viel installierte Software 

Software benötigt und lizenziert aber NICHT installiert:

  • Deployment Verzögerung, IT-Values werden nicht genutzt
  • Verminderte Produktivität (unzufriedene, wartende User)
  • ROI bleibt aus

Software installiert aber NICHT lizenziert:

  • Verstoß gegen Urheberrechte und Lizenzrechte
  • Verantwortlich ist der Lizenznehmer –  Vorstand/GL haftet
  • Kosten bei „Nachprüfung der Vertragserfüllung“ durch den Software-Hersteller
  • Nachlizenzierung ggf. zu erhöhten Preisen, negative Auswirkungen auf geplantes Budget